E-Tebligat Sisteminin Faydaları Nelerdir?

E-Tebligat hızla gerçekleşen dijital dönüşüm sürecinin ilk ve öncü adımlarından bir tanesi olarak 2016 yılından beri aktif kullanılan bir sistem olarak karşımızdadır. Bu yazımızda Gelir İdaresi Başkanlığı ve PTT bünyesinde kullanıma sunulan e-tebligat sisteminden (sistem olarak anılacaktır) ve işletmelere sağladığı faydalardan bahsediyor olacağız. Sistemin faydalarına geçmeden önce kısaca ve özet halinde:

E-Tebligatın ne olduğuna,
Sistemi kimlerin kullanması gerektiğine,
Başvurunun nasıl yapılacağına,
Sistemden çıkışın mümkün olup olmadığına ve
Elektronik tebligat sisteminin kullanımıyla alakalı bazı önemli noktalara değineceğiz.

E-Tebligat Nedir?

Elektronik tebligatın kısaltması olarak kullanılan e-tebligat ilgili mevzuat gereğince tebliğ edilmesi gereken belgelerin elektronik olarak yani dijital ortamda tebliğ edilmesine dair sistemin genel adıdır. Sistem üzerinden tebliğ edilen belgeler fiziksel olarak tebliğ edilen belgelerle aynı mahiyettedir; aynı yasal sorumluluk ve sonuçları doğurur.

Kimler Kullanmak Zorundadır?

Yasal süreçlerin sağlıklı bir şekilde işlemesinde en temel evrak tebligat belgeleridir. Yasal süreçlerin muhatabı olan gerçek ve tüzel kişiler; dolayısıyla neredeyse tüm şirket ve kurumlar e-tebligat kullanmak zorundadır desek yanlış söylemiş olmayız. Bununla birlikte mevzuat açısından:

Ticari, zirai ya da mesleki olarak kazanç elde eden veya
Kurumlar vergisi ödemekle yükümlü olan tüm mükellefler tarafından kullanılması zorunludur.

Vergisel yükümlülüğü olmayan çiftçiler ve diğer vergisel yükümlülüklere sahip olanlar dilerse isteğe bağlı olarak sistemi kullanabilir, zorunluluk yoktur.

E-Tebligat Başvurusu Nasıl Yapılır?

Sistemin kullanılabilmesi için başvuruda bulunmak gerekmektedir. Mükelleflerin bizzat kendilerinin, kanuni temsilcilerinin veya noterden alınan vekaletnameye sahip vekillerinin başvurması gerekmektedir.

Başvuru aşağıda belirttiğimiz iki yolla yapılabilir:

Matbu başvuru formu ile vergi dairelerinden,
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) İnternet Vergi Dairesi portalı üzerinden (GİB İnternet Vergi Dairesi şifresi bulunanlar şifreyle giriş yapabilecekken, şifresi bulunmayanlar TC kimlik numarası ile e-devlet sistemi üzerinden kimlik doğrulaması yapabilir.)

Başvuruya ilişkin bildirimler talep sırasında belirtilen cep telefonu numarası ve e-posta (elektronik posta) adresine yapılmaktadır. Başvuru şekilleri gerçek veya tüzel, isteğe bağlı ya da zorunlu tüm kullanıcılar için aynı şekilde gerçekleşmektedir.

Sistemden Çıkış Mümkün mü?

Elektronik tebligat sistemi kullanıcılarının aklına gelen bir soru da sistemden çıkışın mümkün olup olmadığıdır. İsteğe bağlı ya da zorunlu olarak sisteme dahil olmuş kullanıcıların sistemden çıkışı ancak iki şekilde mümkündür. Tüzel kişiliklerin ticari sicil kaydının silinmesi, gerçek kişilerin ise ölüm veya hakkında gaiplik kararının verilmesi hallerinde elektronik tebligat sisteminden çıkış sağlanmış olur.

Bazı Önemli Noktalar

Elektronik tebligat sisteminin kullanımı sırasında bilinmesi gereken birkaç hususu da ifade etmemiz gerekir. Gerek iş süreçleri yönetimi gerek yasal zorunluluklar açısından problem yaşanmaması adına dikkat edilmesi oldukça önemli olan bu hususlar aşağıda sıralanmıştır:

Elektronik tebligatlar teslim edildikten 5 gün sonra okunmuş yani tebliğ edilmiş sayılır. Bildirim mesajının ilgili telefon ya da e-posta hesabına ulaşıp ulaşmaması bu süreyi etkilemez.
Tüm veriler 30 yıl boyunca arşivlerde saklanır ve gerekli hallerde delil olarak yetkili mercilere sunulabilir.
Mükellefler, bilgilerinde değişiklik olması halinde bildirmekle, elektronik tebligat koşullarına uymakla, kullanıcı bilgilerini korumakla ve bilgilerin üçüncü kişilerin eline geçtiğini fark ederse vergi dairelerine bildirmekle yükümlüdür.